Você já entregou o PGDAS-D um dia depois do prazo e não sofreu nenhuma consequência? Esse cenário pertence ao passado. Desde janeiro de 2026, qualquer atraso na entrega do PGDAS-D gera multa a partir do primeiro dia — sem aviso prévio, sem período de tolerância. A DEFIS, declaração anual do Simples Nacional que jamais multou quem entregava fora do prazo, agora também tem penalidade mínima de R$ 200. Quem não se adaptar vai pagar caro por hábitos que pareciam inofensivos.
As mudanças vêm da Lei Complementar nº 214/2025 e da Resolução CGSN nº 183/2025, publicadas no contexto da Reforma Tributária sobre o Consumo. Embora o foco central da reforma seja a substituição de tributos como PIS, Cofins e ICMS, essas normas aproveitaram para reformular as penalidades por atraso nas obrigações acessórias do Simples Nacional. O resultado prático é simples: a régua ficou muito mais curta, e o empresário que não se ajustar vai encontrar cobranças onde antes não havia nada.
O que é o PGDAS-D e por que ele é insubstituível
O PGDAS-D (Programa Gerador do Documento de Arrecadação do Simples Nacional Declaratório) é a declaração mensal obrigatória de todas as microempresas (ME) e empresas de pequeno porte (EPP) optantes pelo Simples Nacional. É por meio dele que o sistema apura os tributos devidos com base na receita bruta informada pela empresa, gerando o DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional) para pagamento.
Sem o PGDAS-D entregue corretamente, não há DAS válido. Sem DAS, a empresa acumula guias em aberto, entra em situação irregular e pode perder acesso a certidões negativas de débito, linhas de crédito e contratos com o setor público. Em empresas que dependem de emissão de notas fiscais com regularidade, a situação fiscal comprometida pode travar a operação inteira.
O prazo de entrega é o dia 20 do mês seguinte ao da receita bruta apurada. A declaração de janeiro, por exemplo, vence em 20 de fevereiro. Até 2025, quem perdia esse prazo tinha até 1º de abril do ano seguinte para regularizar sem pagar multa. Com a mudança vigente desde janeiro de 2026, a multa começa a correr a partir do dia 21.
A tolerância que acabou: como funcionava antes e o que mudou
Antes da LC 214/2025, o modelo era o seguinte: a multa por atraso no PGDAS-D só começava a ser contada a partir do primeiro dia do quarto mês do ano seguinte ao dos fatos geradores. Na prática, isso significava que o empresário podia atrasar a declaração de março, entregar em novembro e não pagar nenhuma penalidade. O sistema simplesmente não aplicava a cobrança de forma imediata.
Esse cenário levou muitos escritórios contábeis e empresários a tratarem o PGDAS-D como uma obrigação de prazo flexível. A percepção era a de que “sempre dá tempo de acertar depois”. Com a Resolução CGSN nº 183/2025, o termo inicial da multa passou a ser o dia seguinte ao vencimento da obrigação, alinhando o Simples Nacional ao critério que já vigorava para a maior parte das obrigações tributárias no Brasil.
A mudança não veio do nada. É a conclusão natural de um processo de digitalização fiscal que ganhou velocidade nos últimos anos: com cruzamento eletrônico de dados entre Receita Federal, INSS, Caixa Econômica Federal e prefeituras, o Fisco passou a ter visibilidade em tempo real sobre o comportamento fiscal de cada CNPJ. Manter uma janela de tolerância ampla se tornou desnecessário do ponto de vista da arrecadação — e inconveniente do ponto de vista da conformidade.
Atenção: a obrigação de entregar o PGDAS-D não depende de haver movimento. Empresas com faturamento zero em determinado mês ainda precisam entregar a declaração com receita informada como zero. O atraso gera penalidade mesmo que não haja tributo a pagar.
Como calcular a multa por atraso no PGDAS-D
A multa por atraso no envio do PGDAS-D segue a regra prevista no art. 38-A, § 2º, da Lei Complementar nº 123/2006, com a redação dada pela LC 214/2025:
- Percentual: 2% ao mês-calendário ou fração, calculado sobre o montante dos tributos informados na declaração
- Teto: limitada a 20% do valor dos tributos informados
- Multa mínima: R$ 50,00 por mês de referência
- Redução de 50%: se a declaração for entregue espontaneamente após o prazo, antes de qualquer procedimento de ofício da Receita
Para entender na prática, considere uma empresa do Simples Nacional com receita bruta de R$ 50.000 em determinado mês e alíquota efetiva de 6%, gerando R$ 3.000 em tributos. Veja como a multa evolui:
| Meses de atraso | Percentual aplicado | Valor da multa | Com redução de 50% |
|---|---|---|---|
| 1 mês | 2% | R$ 60,00 | R$ 30,00 (mínimo R$ 50,00) |
| 2 meses | 4% | R$ 120,00 | R$ 60,00 |
| 5 meses | 10% | R$ 300,00 | R$ 150,00 |
| 10 meses ou mais (teto) | 20% | R$ 600,00 | R$ 300,00 |
O teto de 20% protege o contribuinte de penalidades ilimitadas, mas esse cálculo se repete para cada mês de declaração em aberto. Uma empresa com doze meses atrasados enfrenta doze cálculos independentes — o que pode representar um valor total expressivo mesmo para negócios com faturamento modesto.
PGDAS-D em meses sem faturamento: a armadilha mais comum
Um dos erros mais frequentes entre empresários do Simples Nacional é acreditar que meses sem faturamento dispensam a entrega do PGDAS-D. A lógica parece razoável: se não há receita, não há tributo a apurar, então não haveria declaração a entregar. Essa lógica está errada.
A obrigação de entregar o PGDAS-D existe independentemente de a empresa ter ou não tido movimento no mês. Nos meses sem receita, a empresa informa faturamento zero, e o sistema gera um DAS com valor zerado. Mas a declaração precisa ser transmitida dentro do prazo mesmo assim.
Para uma empresa em início de operação, em período de sazonalidade ou simplesmente com meses parados, isso significa que o acúmulo de declarações não entregues pode ser significativo. Se uma empresa ficou inativa por seis meses e não entregou nenhuma declaração, ao retomar a atividade vai precisar regularizar todas as omissões, cada uma sujeita à multa mínima de R$ 50 — e com a redução de 50% apenas se a regularização for espontânea.
A situação também impacta empresas em processo de encerramento que prolongam o procedimento. Enquanto o CNPJ estiver ativo no Simples Nacional, a obrigação de entregar o PGDAS-D persiste.
DEFIS: a declaração que nunca multou — até agora
A DEFIS (Declaração de Informações Socioeconômicas e Fiscais) é a declaração anual obrigatória para ME e EPP optantes pelo Simples Nacional. Ela consolida os dados do ano anterior: faturamento por atividade, número de funcionários e informações sobre os sócios. O prazo de entrega é sempre 31 de março do ano seguinte.
Durante anos, atrasar a DEFIS não gerava nenhuma penalidade automática. O sistema não cobrava multa, e o prazo era tratado por muitos como uma formalidade de baixo risco. Esse comportamento era racional dentro das regras antigas — e agora representa um risco real.
A partir de 2026, a DEFIS passou a ter penalidades por atraso definidas no art. 38, § 3º, da LC 123/2006:
- Multa por atraso ou não entrega: 2% ao mês-calendário ou fração, sobre o montante dos tributos informados na declaração, mesmo que integralmente pagos, limitada a 20%
- Multa por informações incorretas ou omitidas: R$ 100,00 para cada grupo de 10 informações incorretas ou omitidas
- Multa mínima: R$ 200,00 por entrega em atraso
A DEFIS referente ao ano-calendário de 2025 tinha prazo até 31 de março de 2026. Quem não entregou já está sujeito às novas penalidades. A regularização espontânea garante a redução de 50%.
Atenção: empresas com faturamento zero durante o ano-calendário também têm obrigação de entregar a DEFIS. A multa mínima de R$ 200 se aplica independentemente dos tributos informados.
Simulação: o custo real de atrasar a DEFIS
Uma empresa do Simples Nacional com faturamento de R$ 480.000 no ano-calendário de 2025 e alíquota média efetiva de 7%, o que representa R$ 33.600 em tributos apurados. Se a DEFIS de 2025 for entregue com atraso em relação ao prazo de 31 de março de 2026:
| Meses de atraso | Valor da multa | Com redução de 50% |
|---|---|---|
| 1 mês (até 30/04/2026) | R$ 672,00 | R$ 336,00 |
| 2 meses (até 31/05/2026) | R$ 1.344,00 | R$ 672,00 |
| 3 meses (até 30/06/2026) | R$ 2.016,00 | R$ 1.008,00 |
| 10 meses ou mais (teto de 20%) | R$ 6.720,00 | R$ 3.360,00 |
Esses valores se acumulam com eventuais atrasos no PGDAS-D de cada mês do mesmo período. Para uma empresa que atrasou ambas as obrigações de forma sistemática, a conta pode chegar a vários milhares de reais — penalidades que seriam zero sob as regras anteriores.
Regras antigas versus novas: visão consolidada
| Critério | Até 2025 | A partir de 2026 |
|---|---|---|
| PGDAS-D: início da multa | 1º de abril do ano seguinte | Primeiro dia após o vencimento |
| PGDAS-D: multa mínima | Não havia | R$ 50 por mês de referência |
| DEFIS: multa por atraso | Não havia penalidade | 2% ao mês, mínimo R$ 200 |
| Redução por entrega espontânea | Sem multa, sem redução | 50% do valor calculado |
| Declaração com faturamento zero | Tolerância informal | Multa mínima se entregue em atraso |
| Base legal | LC 123/2006 original | LC 123/2006 com alterações da LC 214/2025 e Res. CGSN 183/2025 |
A tabela resume o que mudou na prática: obrigações que existiam há anos, mas eram tratadas com tolerância, agora têm o mesmo rigor das demais declarações tributárias. Para o Fisco, é um alinhamento necessário em um ambiente de cruzamento eletrônico de dados. Para o empresário, é um sinal claro de que a era da informalidade nas obrigações acessórias chegou ao fim.
Como verificar pendências e regularizar a situação
Se você tem dúvidas sobre se há declarações em aberto, o caminho mais direto é consultar o Portal do Simples Nacional com certificado digital ou conta gov.br:
- Acesse o Portal do Simples Nacional em simples.receita.fazenda.gov.br
- Clique em “Simples Serviços” e depois em “Cálculo e Declaração”
- Selecione “PGDAS-D e DEFIS 2018”, depois “Declaração Mensal” e “Consultar Declarações”
- O sistema lista todos os períodos omissos e os que já foram entregues
- Para a DEFIS, use a opção específica no menu lateral esquerdo
O e-CAC (Portal de Atendimento da Receita Federal) também apresenta um “Diagnóstico Fiscal” na seção “Certidões e Situação Fiscal”, listando todas as pendências do CNPJ de forma consolidada. Esse é o mesmo documento que qualquer banco, órgão público ou potencial parceiro comercial consulta antes de aprovar um contrato ou linha de crédito.
O ponto central é agir antes de receber qualquer notificação. Enquanto a entrega for espontânea, a multa é reduzida em 50%. Após a lavratura de um auto de infração, o valor integral é exigido, sem possibilidade de desconto administrativo.
O impacto nas rotinas do escritório contábil
Para escritórios de contabilidade, as novas regras mudam o nível de atenção necessário com os prazos acessórios dos clientes. O PGDAS-D, que antes podia ser gerenciado com alguma folga, agora exige a mesma disciplina que o DAS mensal. Um escritório com carteira de clientes no Simples Nacional precisa ter controle em tempo real de quais declarações foram transmitidas e quais ainda estão pendentes.
A responsabilidade técnica pela entrega costuma ser do contador, mas a multa é cobrada do CNPJ do cliente. Isso cria um alinhamento necessário entre escritório e empresa: o empresário precisa fornecer as informações de faturamento no prazo correto para que a declaração seja transmitida a tempo. Atrasos na prestação de informações por parte do cliente também precisam ser gerenciados de forma mais rigorosa — porque agora têm custo financeiro mensurável.
A mudança também serve como argumento direto para reforçar o valor de um acompanhamento contábil ativo. Empresários que operam sem contador ou com suporte esporádico são os mais vulneráveis a acumular pendências sem perceber — e a descobrir o problema apenas quando precisam de uma certidão ou enfrentam um cruzamento de dados no e-CAC.
Checklist para evitar penalidades em 2026
- Confirme com seu contador se há PGDAS-D em aberto para períodos de 2025 que ainda não foram entregues — regularize antes de receber notificação para aproveitar a redução de 50%
- Verifique se a DEFIS de 2025 foi entregue até 31 de março de 2026; se não foi, regularize agora
- Estabeleça um controle mensal para confirmar a transmissão do PGDAS-D até o dia 20 de cada mês
- Certifique-se de que o certificado digital da empresa está ativo: ele é necessário para acesso ao Portal do Simples Nacional e ao e-CAC
- Nos meses sem faturamento, informe receita zero — não deixe de transmitir a declaração
- Se a empresa está em processo de encerramento, entregue as declarações de todos os meses até a baixa definitiva do CNPJ
- Revise com seu contador se há outras obrigações acessórias pendentes que possam gerar autuações no mesmo cruzamento eletrônico de dados
Cada item acima representa um risco concreto que pode ser eliminado com organização. A boa notícia é que tudo está sob controle do empresário — desde que ele aja antes de a Receita Federal agir primeiro.
Obrigações acessórias parecem detalhes até virarem multas. O PGDAS-D e a DEFIS existem para que a Receita Federal saiba exatamente quanto sua empresa faturou e quais tributos foram pagos. Entregá-las no prazo não é burocracia extra — é a base de qualquer planejamento tributário bem-feito e a condição mínima para manter a regularidade que seu negócio precisa para crescer. Se você não tem certeza sobre a situação do seu CNPJ ou de quando foi a última declaração transmitida, essa é a hora de verificar com seu contador.
