Você sabe quanto custa, de fato, o funcionário que recebe R$ 3.000 na carteira? Para a maioria dos donos de PME, a resposta é errada — às vezes em mais de 60%. Esse erro não aparece imediatamente: ele vai se acumulando na forma de caixa apertado no fim do mês, de décimo terceiro que “surgiu do nada” em novembro e de férias que ninguém provisionou. O ponto de partida para corrigir esse cálculo é entender a tabela do INSS 2026 e o que ela representa no custo real de cada contratação.
Em janeiro de 2026, a Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026 atualizou as faixas e alíquotas da previdência social, com o novo salário mínimo de R$ 1.621,00 e teto de R$ 8.475,55. Além disso, a Lei nº 15.270/2025 trouxe a isenção de Imposto de Renda para rendimentos até R$ 5.000, mudando o líquido que o funcionário recebe — sem que isso afete, em nada, o custo do empregador. Este artigo reúne as tabelas, os cálculos e as simulações que você precisa para tomar decisões de contratação com os números certos na mão.
O que é a tabela do INSS e por que ela muda todo ano
A tabela do INSS define as alíquotas de contribuição previdenciária aplicadas sobre o salário dos trabalhadores com carteira assinada, empregados domésticos e trabalhadores avulsos. Ela é atualizada anualmente por portaria interministerial, com base no reajuste do salário mínimo e na variação do INPC (Índice Nacional de Preços ao Consumidor).
Desde 2020, o modelo é progressivo — funciona de forma parecida com a tabela do Imposto de Renda: cada faixa do salário recebe uma alíquota específica, que incide apenas sobre a parcela que se enquadra naquele intervalo. Quem ganha mais paga mais, mas de forma escalonada, sem que toda a remuneração seja tributada pela alíquota mais alta.
Não atualizar a tabela na folha de pagamento gera descontos incorretos no holerite, risco de autuação trabalhista e inconsistências no eSocial — o que pode bloquear certidões essenciais para crédito e contratos públicos.
Tabela INSS 2026 atualizada: faixas e alíquotas
A tabela vigente desde janeiro de 2026, publicada pela Portaria Interministerial MPS/MF nº 13/2026, está organizada em quatro faixas progressivas:
| Faixa salarial | Alíquota |
|---|---|
| Até R$ 1.621,00 | 7,5% |
| De R$ 1.621,01 a R$ 2.902,84 | 9% |
| De R$ 2.902,85 a R$ 4.354,27 | 12% |
| De R$ 4.354,28 a R$ 8.475,55 | 14% |
O teto de contribuição é R$ 8.475,55 — salários acima desse valor não geram desconto adicional de INSS para o funcionário. O desconto máximo mensal para o empregado é de aproximadamente R$ 988,10.
Para contribuintes individuais (sócios que recebem pró-labore e autônomos que prestam serviço a pessoas jurídicas), a alíquota é fixa em 11% sobre o valor recebido, até o teto. Já o MEI recolhe 5% sobre o salário mínimo, o que representa R$ 81,05 por mês em 2026.
Uma contratação feita com base na tabela errada — ou na de 2025 — expõe a empresa a passivos trabalhistas silenciosos que só aparecem no momento de uma auditoria ou rescisão.
Como calcular o INSS do funcionário na prática
O cálculo é feito faixa por faixa. Para cada parcela do salário que se enquadra em uma faixa, aplica-se a alíquota correspondente e somam-se os valores ao final. Veja o exemplo com um salário de R$ 4.000,00:
- Faixa 1 (até R$ 1.621,00): R$ 1.621,00 × 7,5% = R$ 121,58
- Faixa 2 (R$ 1.621,01 a R$ 2.902,84): R$ 1.281,84 × 9% = R$ 115,37
- Faixa 3 (R$ 2.902,85 a R$ 4.354,27): R$ 1.097,16 × 12% = R$ 131,66
- Total descontado do funcionário: R$ 368,61
O salário líquido desse funcionário, antes do IRRF, é R$ 3.631,39. E, pela nova regra de 2026, quem ganha até R$ 5.000 está isento de Imposto de Renda — portanto este exemplo não sofre desconto de IR. O funcionário leva para casa R$ 3.631,39.
Esse é o valor que o trabalhador percebe. O custo para a empresa é diferente — e muito maior.
O que o empregador paga além do salário
O desconto de INSS do funcionário aparece no holerite. O que não aparece são os encargos que a empresa paga por fora — e que compõem o custo real da contratação. São eles:
- FGTS: 8% sobre o salário bruto, depositado mensalmente na conta vinculada do trabalhador (Lei nº 8.036/90).
- INSS patronal: 20% sobre a folha de pagamento — exclusivo para empresas do Lucro Presumido e Lucro Real. Empresas do Simples Nacional recolhem essa contribuição embutida no DAS.
- RAT/SAT (Risco Ambiental do Trabalho): entre 1% e 3% sobre o salário, conforme o grau de risco da atividade.
- Sistema S (SESI, SENAI, SENAC, SEBRAE, INCRA, Salário-Educação): cerca de 5,8% para serviços e comércio, sujeito a variação por setor.
- Provisão de 13º salário: equivale a 1/12 do salário por mês trabalhado — na prática, 8,33% ao mês.
- Provisão de férias + 1/3 constitucional: 30 dias de salário mais um terço adicional por ano de trabalho — 11,11% ao mês.
Esses encargos são obrigatórios por lei. Não provisioná-los mensalmente é um dos erros de gestão financeira mais comuns em PMEs — e um dos que mais comprometem o caixa em momentos críticos, como rescisões e finais de ano.
Simples Nacional vs. Lucro Presumido: diferença real no custo de contratação
O regime tributário da empresa define quais encargos patronais incidem sobre a folha. A diferença é significativa:
| Encargo | Simples Nacional (Anexos I-III-V) | Lucro Presumido / Lucro Real |
|---|---|---|
| INSS patronal (20%) | Incluído no DAS | Pago separadamente |
| RAT/SAT (2%) | Incluído no DAS | Pago separadamente |
| Sistema S (5,8%) | Incluído no DAS | Pago separadamente |
| FGTS (8%) | Pago diretamente | Pago diretamente |
| Provisão 13º (8,33%) | Provisionada | Provisionada |
| Provisão férias + 1/3 (11,11%) | Provisionada | Provisionada |
| Overhead total sobre o salário | ~27% | ~55% |
A grande vantagem do Simples Nacional é a isenção do INSS patronal, RAT e Sistema S como encargos separados — esses valores já estão contemplados na alíquota do DAS. Para uma PME com folha de R$ 20.000 mensais, essa diferença representa cerca de R$ 27.840 por ano a mais no regime normal. Essa é uma das razões pelas quais a decisão de regime tributário impacta diretamente o custo de pessoal — não apenas os tributos sobre o faturamento.
A nova isenção de IRRF em 2026: o que muda
A Lei nº 15.270/2025 ampliou a faixa de isenção do Imposto de Renda para R$ 5.000,00 mensais a partir de janeiro de 2026. Para rendimentos entre R$ 5.000,01 e R$ 7.350,00, há redução progressiva do imposto. Acima de R$ 7.350,00, aplica-se a tabela progressiva completa.
Para o funcionário, a mudança é positiva: quem ganha até R$ 5.000 recebe o salário líquido sem desconto de IR. Para a empresa, o impacto é neutro em termos de custo direto — o IRRF é descontado do salário do empregado, não representa encargo patronal adicional.
Atenção: a isenção até R$ 5.000 não reduz o custo da empresa. Ela melhora o salário líquido do funcionário — o que pode ser um argumento competitivo na atração de talentos, mas não altera o desembolso do empregador.
O reflexo prático para PMEs está na negociação salarial: um profissional que ganhava R$ 4.000 líquidos precisava de um bruto maior para compensar o IR. Agora, com a isenção até R$ 5.000, a equação muda e pode simplificar acordos de remuneração com a equipe.
Simulações completas: quanto custa contratar em 2026
A seguir, três cenários de custo total para o empregador, com e sem INSS patronal (conforme o regime tributário). Os valores incluem FGTS e provisões mensalizadas de 13º e férias, mas excluem benefícios como vale-refeição e plano de saúde, que variam por empresa e convenção coletiva.
| Salário bruto | INSS descontado do funcionário | Custo mensal (Simples Nacional) | Custo mensal (Lucro Presumido) |
|---|---|---|---|
| R$ 2.000,00 | R$ 155,69 | R$ 2.548,80 | R$ 3.104,80 |
| R$ 4.000,00 | R$ 368,61 | R$ 5.097,60 | R$ 6.209,60 |
| R$ 8.000,00 | R$ 918,09 | R$ 10.195,20 | R$ 12.419,20 |
Para o salário de R$ 4.000,00, o custo real no Simples Nacional é 27% acima do salário. No Lucro Presumido, esse percentual sobe para 55%. Um funcionário que “custa R$ 4.000” na percepção do gestor custa, na realidade, entre R$ 5.097 e R$ 6.209 mensais — sem contar benefícios.
Multiplicado por 12, isso representa entre R$ 61.171 e R$ 74.515 por ano por colaborador. Ter esse número claro é o que separa uma contratação planejada de um passivo que corrói a margem mês a mês.
O erro mais comum na hora de contratar — e como evitar
O erro mais frequente nas PMEs não é a falta de intenção de calcular — é calcular com dados desatualizados. Tabela do INSS de 2024 aplicada em 2026, encargos do Simples usados para uma empresa que migrou para o Lucro Presumido, ou provisões de férias e 13º simplesmente ignoradas por serem “pagamentos futuros”.
O resultado aparece de três formas: déficit de caixa em novembro e dezembro; rescisões que comprometem o capital de giro; e preços de venda calculados sem considerar o custo real da mão de obra, comprimindo a margem sem que o gestor perceba onde está o vazamento.
A solução começa com um processo simples: antes de abrir qualquer vaga, calcular o custo total da posição — salário, encargos, provisões e benefícios — e verificar se a receita gerada por aquele colaborador suporta esse desembolso com margem adequada. Essa análise é o que diferencia crescimento sustentável de contratação por impulso.
Cada regime tributário e cada faixa salarial geram um custo diferente para a empresa. Se você está prestes a contratar, reajustar salários ou revisar sua folha de pagamento, os especialistas da Lucrar Mais fazem essa análise com os números reais do seu negócio — sem estimativa genérica, sem planilha engavetada.
